Puisque les membres du personnel administratif viennent supporter d’autres employés et les dirigeants dans le cadre de leurs fonctions, les interruptions fréquentes sont une réalité normale de leur travail. Cela ne rend pas la chose aisée pour autant !
Toute interruption perturbe la concentration et ajoute au stress. Apprendre à composer avec cet inconvénient et à mieux gérer son temps est donc essentiel pour réaliser son travail de façon productive et motivante.
Dans la formation La gestion du temps pour le personnel administratif, la coach professionnelle et formatrice Mélissa Lemieux partage ses petits secrets et ses techniques d’experte en productivité afin de mieux gérer des priorités conflictuelles et de mettre en place un solide système d’organisation du travail. Les participants raffoleront de ses top-10 des astuces pour les téléphones, les courriels et les rencontres efficaces, sans pertes de temps !
Objectifs
À la fin de la formation, les participants pourront identifier et mettre en place au moins une technique propre à chacun des trois volets ci-dessous, ce qui permettra de:
- Gérer les interruptions et de limiter les fuites de temps liées aux téléphones et aux courriels;
- Gérer sainement leurs communications face aux différentes personnalités et aux priorités parfois conflictuelles;
- Gérer leur productivité en organisant leur agenda, leur liste de tâches et leurs routines de maintenance de façon optimale.
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Contenu de la conférence (ou de la formation):
Note: le contenu qui suit correspond à celui d’une formation d’une journée complète. Dans une conférence (60 à 120 minutes) ou une formation d’une demi-journée (3 heures), vous serez invités à choisir parmi le contenu suivant celui qui sera le plus pertinent au contexte de votre organisation et aux participants.
1. Gérez les interruptions et limiter les fuites de temps liées aux téléphones et aux courriels.
1.1. Limitez les dommages causés par les interruptions. Quel est l’impact des interruptions fréquentes sur votre gestion du temps et comment les gérer ? Est-ce que réaliser plusieurs tâches à la fois peut vous aider à augmenter votre productivité ?
1.2. Démasquez les voleurs de temps. Comment optimiser votre utilisation du téléphone et du courriel pour « gagner du temps » ? Comment gérer les pertes de temps liées aux discussions à l’improviste et aux réunions ?
2. Gérez sainement vos communications face aux différentes situations conflictuelles.
2.1. L’art de dire un beau « non ». Comment négocier avec les différentes personnalités lorsque vient le temps de faire respecter vos priorités ou de choisir parmi les priorités parfois conflictuelles auxquelles vous faites face ?
3. Gérez votre productivité en organisant votre agenda, votre liste de tâches et votre routine de maintenance de façon optimale.
3.1. L’équilibre de votre horaire, revu et corrigé. Comment vous consacrer à vos priorités quand vous passez votre journée à éteindre des feux ?
3.2. Votre liste de tâches bien regroupées et catégorisées. Comment avoir l’esprit en paix en ayant en tout temps l’assurance que vous êtes disponible et que vous n’avez rien oublié ?
3.3. Votre routine de maintenance sans faille. Quelles habitudes devez-vous développer pour éviter que votre système de gestion du temps ne s’effondre en deux semaines ?
Chaque formation d’une journée complète (6 heures) inclut :
- Une introduction avec activité brise-glace;
- Six heures de formation incluant une pause de 15 minutes en avant-midi, une heure pour le repas du midi et une pause de 15 minutes en après-midi;
- Des activités formatives (réflexions, échanges par deux ou en équipes, mises en situation, etc.) à la fin de chaque module, suivies de récapitulatif en groupe sur les apprentissages;
- Une conclusion avec une activité sommative sur les apprentissages et sur leur mise en pratique de retour au travail.
Extraits de conférences de Mélissa Lemieux:
Extraits de chroniques télévisées:
